Einführung

Die Etablierung von Managed Print Services in einem Unternehmen ist keine Entscheidung, die mit einem Fingerschnips besiegelt wird. Unterschiedliche Faktoren nehmen Einfluss auf die Etablierung und variieren von Unternehmen zu Unternehmen. Diese Tatsache macht die Implementierung von MPS in einem Unternehmen zu einer strategischen Entscheidung für das Management.  An dieser Stelle sollen die Einflussfaktoren aufgezeigt werden, die das Management eines Unternehmens bei der Etablierung von MPS berücksichtigen muss.

Einsparpotentiale

Die Etablierung eines zentralen Outputmanagements im eigenen Unternehmen bietet die Möglichkeit von enormen Einsparungen. Diese richtet sich natürlich in erster Linie nach der Größe des Unternehmens. Eine einfache Rechnung lässt sich aufmachen, wenn man davon ausgeht, dass jede Arbeitseinheit über einen Drucker verfügt, lohnt sich eine optimierte Druckerlösung umso mehr, je größer das Unternehmen von der Mitarbeiterzahl her ist. Bisher werden diese Einsparpotentiale jedoch weitgehend als nichtig erachtet. Die Gründe dafür liegen auf der Hand: Arbeitsplatzdrucker sind mittlerweile so günstig, dass sie von einzelnen Abteilungen unter dem Posten „Sonstiges“ angeschafft werden. Papier und Toner werden bei einem Bürobedarfsunternehmen bestellt und werden ebenfalls nicht gesondert budgetiert. Entstehende Kosten sind für viele Unternehmen ohne weitere Kontrolle notwendiges Übel und werden nicht weiter nachvollzogen. Dabei spricht eine Studie von Lexmark eine ganz andere Sprache: Die Druckkosten entsprechen durchschnittlich 6% des Umsatzes der befragten Unternehmen. Ein weiterer interessanter Punkt ist der, dass ungefähr zwei Drittel der Beschäftigten sich vorstellen könnten, ihren Druckoutput um rund 30% zu reduzieren, ohne dass ihre Produktivität zu leiden hätte. Es ist also Aufgabe des Managements unter Berücksichtigung der Größe Ihres Unternehmens die Ausgaben für Drucken als relevante Größe wahrzunehmen und bereit zu sein, an dieser Stellschraube zu drehen.

Externer oder interner Anbieter?

Hat man sich innerhalb des Managements für die Etablierung eines Management Print Services entschieden ist die Frage, ob man eine interne oder eine externe Lösung bevorzugt. Voraussetzungen für eine interne Lösung sind ein gewisses Budget und Personalressourcen. In Kombination mit der ohnehin schon schwer Errungenen Erkenntnis zur Notwendigkeit der Implementierung von MPS liegt die Hürde der hohen Ausgaben enorm hoch. Die attraktivere Lösung ist von daher die, einen externen Dienstleister zu engagieren. Viele kleiner Unternehmen haben sich als MPS Lösungen in ihrem Produktportfolio. Vielen Unternehmen ist diese Tatsache jedoch gar nicht bekannt. Laut einer Studie von Gartner (2005) wussten 34% der befragten Unternehmen (England, Frankreich, Deutschland) überhaupt nicht, dass entsprechende Angebote überhaupt existieren.

Bisherige Erfahrungen

Befragt man jedoch Unternehmen, die bereits einen MPS Service in Anspruch genommen haben, drückt sich die Zufriedenheit eindeutig aus: 34 % der Unternehmen hatten Verträge mit mehr als 6 monatiger Laufzeit abgeschlossen. Von den restlichen Befragten wollten rund 70% ihren Vertrag mit dem Dienstleister verlängern. Auf einer Skala von eins („überhaupt nicht zufrieden“) bis sieben („ausgesprochen zufrieden“) lag der Durchschnitt der Bewertungen bei 5,5.

Zusammenfassend ist also zu sagen, dass Manager sich das Einsparungspotential von MPS Maßnahmen bewusst machen sollten. Schrecken die hohen Kosten die Unternehmen vor einer internen Lösung ab, so ist ein Dienstleister eine angemessene Lösung. Bisherige Erfahrungen sollten Mut zusprechen: Managed Print Services sind eine sinnvolle Investition.