Einführung

Die Entscheidung, ein zentrales Outputmanagement in Form eines MPS Konzepts zu etablieren, ist nach Abwägung der Vor- und Nachteile schnell getroffen. Geht es um die Umsetzung, so sind die Schritte jedoch nicht so einfach und selbstverständlich, wie man vielleicht annehmen mag. Auch bereits in der Konzeption und Installation des Konzepts sollte strategisch und systematisch vorgegangen werden, um am Ende ein leistungsfähiges und effizientes System vorweisen zu können, welches den spezifischen Anforderungen im Unternehmen entspricht.

Analyse des Ist-Zustands

Zur Lösung eines Problems, muss eben dieses möglichst genau identifiziert und beschrieben werden. Zwei Fragen sind hier in erster Linie abzuklären: Wie stellt sich der bisherige Bestand Ihrer Drucker und Multifunktionsgeräte dar? Welche Prozesse laufen im Arbeitsalltag auf diesen Geräten ab? Es gilt zu analysieren, welcher Arbeitsbereich und welche Prozesse die meisten Druckaufträge produzieren. In der Regel geht damit auch eine hohe Auslastung einiger weniger Geräte einher, die sich in räumlicher Nähe dieser Arbeitsgruppen oder Abteilungen befinden. Auf der anderen Seite muss natürlich auch erkannt werden, wo Geräte ungenutzt herumstehen. Hat man die „Flotte“ komplett erfasst, so ist deren technologischer Zustand zu überprüfen. Unter Umständen stehen schon leistungsfähige Maschinen zur Verfügung, die in das künftige zentrale Outputmanagement integriert werden können. Zur Analyse des Ist-Zustands zählt natürlich auch die Analyse aus kaufmännischer Sicht. Gibt es bestehende Verträge mit Druckerherstellern? Wie lassen sich diese optimieren? Welche Angebote haben die einzelnen Anbieter im Bereich Managed Print Services? Dieser Schritt führt auch gleich nahtlos hinüber zum nächsten Schritt, nämlich der Ermittlung des optimalen Soll-Zustands.

Ermittlung des optimalen Soll-Zustands

Nachdem der Status Quo in seiner Gänze erfasst wurde, müssen von dieser Basis aus die ökonomisch und strategisch richtigen Implikationen für das künftige MPS-Konzept getroffen werden. Zunächst sollte eine Entscheidung darüber gefällt werden, wie viele neue Druckmaschinen angeschafft werden müssen und welche technischen Voraussetzungen diese mitbringen sollen. Hat man die Flotte neu aufgestellt, so geht es im nächsten Schritt um die effiziente Raumplanung. Maßgebend ist die Frage, wo zentrale Druckinseln geschaffen werden können, die dann von entsprechenden Arbeitsgruppen genutzt werden können. Die Schritte sollten bereits mit einem ausgewählten Partner geschehen, der als Druckhersteller die Managed Print Services anbietet. Mit ihm werden dann auch gleich spezifische Softwarelösungen diskutiert, wie beispielsweise Follow-Me-Print oder andere Authentifizierungslösungen. Nachdem das Konzept für das neue zentrale Outputmanagement steht, kann die neue Struktur in Betrieb genommen werden. Aber auch in diesem Schritt sind noch einige Dinge zu beachten.

Inbetriebnahme der neuen Struktur

Neue Systeme brauche in der Regel eine Eingewöhnungsfrage und werfen unter Umständen viele Fragen auf, bis sie dann optimal genutzt werden können. Je technisch komplexer sie sind, desto wichtiger ist die Einrichtung eines technischen Supports. Meistens wird diese Rolle durch den Anbieter der Managed Print Services übernommen. Ein guter technischer Service sollte Teil des Portfolios eines jeden MPS-Anbieters sein.  Dazu gehört natürlich auch eine ständige Versorgung mit benötigten Ersatzteilen und Verbrauchsmaterial sowie eine stetige Aktualisierung der Software.
Schlussendlich geht es darum, die Prozesse im zentralen Outputmanagement ständig zu überwachen und zu optimieren.

Bild: Schockwellenreiter/Flickr