Einführung

In Zeiten, in denen Umweltschutz, Nachhaltigkeit und wirtschaftliche Effizienz Schlagwörter sind, die ganz oben auf der globalen Agenda stehen, sind Konzepte bezüglich dieser Problemfelder von besonderer Relevanz. In der Branche der Hersteller von Druckern und Kopierern lautet das Konzept der Stunde MPS (Managed Print Services). Hierbei geht es um die Effiziente und zentrale Steuerung von Druckaufträgen in Unternehmen. In diesem Blogbeitrag sollen exemplarisch 3 Fälle aus Unternehmen vorgestellt werden, die ideal als Beispiel für Managed Print Services herhalten können.

Dallas, Texas: Vom Feindbild zum Vorbild

Dallas ist die größte Stadt im US-Bundesstaat Texas. In seiner Metropolregion leben mehr als 6 Millionen Menschen. Bekannt und wirtschaftlich bedeutsam wurde die Stadt durch seine Öl-Unternehmen, wie man auch schon in der US-TV-Serie klischeehaft erfahren konnte. Seit geraumer Zeit verfolgt die Stadtverwaltung jedoch ein Konzept, welches sich so gar nicht mit dem Konzept der ressourcenplündernden Öl-Stadt verbinden lässt: Green Dallas!
Dallas hat sich in den letzten Jahren zu einem Paradebeispiel für Nachhaltigkeit entwickelt. In der Stadtverwaltung setzt man beispielsweise auf Managed Print Services. Mehr als 1000 Drucker und Faxmaschinen in der Stadtverwaltung wurden zu weniger als 500 Multifunktionsgeräten zusammengefasst und durch ein zentrales Output Management gesteuert.  
Weiterhin wurden Dokumente der Wasserwerke, in erster Linie Übersichtskarten des Abwassersystems, digitalisiert und auf einem zentralen Server zugänglich gemacht. Die Mitarbeiter der Wasserwerke wurden mit mobilen Endgeräten ausgestattet und können unmittelbar vor Ort auf entsprechende Dokumente zugreifen. Optimales Output Management heißt also nicht nur, Druckaufträge effizient zu managen, sondern auch Druckaufträge zu vermeiden, wenn sich eine bessere Möglichkeit findet.

Subang Jaya, Malaysia: Asiatisches Vorbild im Bildungssektor

Das Inti College, eine Universität in Malaysia, setzt ebenfalls auf Managed Print Services, welches Teil einer nachhaltigen Hochschulpolitik ist. Auch hier wurde die Anzahl der Drucker reduziert und durch ein zentrales Output Management kontrolliert. Das Verhältnis von Studenten zu Druckern lag früher bei 5:1, mittlerweile wurde dieses Verhältnis auf 20:1 reduziert. Eine weitere Maßnahme neben dieser Reduktion der Endgeräte ist die politische Maßgabe, doppelseitig zu drucken. Aufgrund dieser Maßnahme erspart die Universität bisher 20% Papier im Vergleich zu den Zeiten zuvor. Weiterhin wird bezüglich der Umweltbelastung eine Reduktion von 60% angestrebt, die durch weniger Emissionen, weniger Energie- und Papierverbrauch erreicht werden soll.

Für eine erfolgreiches Print Management muss auch infrastrukturell eine Menge getan werden. Solche Maßnahmen sind meist mit hohen Kosten verbunden. Allein aus diesem Grund ist das Beispiel des Inti College besonders vorbildlich, weil sie sich trotz gewisser Kosten für das Konzept der Managed Print Services entschieden haben. Erster Schritt war die Installation eines universell verfügbaren WLAN-Netzes. Weiterhin werden Mitarbeiter und Studenten dazu angehalten, Laptops als Arbeitsgrundlage in die Universität mitzubringen. So soll eines ganz grundsätzlich gezeigt und angewiesen werden: Mehr digital, weniger Papier! Das ist keine Empfehlung, sondern eine Direktive

Marriott-Hotels: Viele Anfragen, viele Rechnungen

Ein weiteres Beispiel für optimales Output Management bietet die Hotelkette der Marriott Hotels. Die weltweit aufgestellte Hotelkette bearbeitet jährlich zentral ca. 2 Millionen ausgehende und 700.000 eingehende Rechnungen. All dies bedeutete in der Vergangenheit einen enormen Output an Papier. Sie setzten auf eine fast komplett digitale Lösung der Rechnungsprozesse, also war auch für sie das Vermeiden von Druckaufträgen die beste Maßnahme im Outputmanagement. Die Digitalisierung der Rechnungsdokumente sorgte auch dafür, dass die Archivierung der Rechnungsdokumente digital ablaufen konnte. Konsequenz daraus war zusätzlich eine enorme Platzersparnis.